Cuando empecé a trabajar hace ya demasiado tiempo, en mi escritorio no había una computadora sino una máquina de escribir. Recuerdo muy bien que para poder avanzar o logar aprobaciones, todo era por escrito. Se usaba mucho el teléfono, es cierto, pero era para acordar o definir cosas, al final de cuentas se pedía un papel firmado. Se completaba un formulario no muy grande, donde se resumía lo que se había acordado, se hacía por duplicado (carbónico mediante) y se enviaba para que la otra parte firmara; ese duplicado firmado (con sello) se guardaba, por las dudas. Se acumulaban esos papelitos en algún cajón, casi sin uso, pero no faltaba la oportunidad de ir a buscar uno, ante una desinteligencia o necesidad de “refrescar” decisiones tomadas.
Hoy, si bien la tecnología nos da una mano inmensa en muchos temas, en otros parece jugar en contra. Un ejemplo es el mail: ha sido la gran solución para las comunicaciones, para el manejo celero de la información, y también para las decisiones oportunas y atinadas.
Sin embargo …
No es poco común escuchar a alguien tener que ir a buscar aquel mail de aquel día donde aquel gerente nos dio el ok para aquel asunto. Pérdida de tiempo y sin resultados.
Es que muchas veces las empresas no ordenan ni definen bien como dejar asentado lo que se va decidiendo. Pero no sólo es el medio, también lo son la falta de pautas y criterios. Se ven formas de resolver y tomar decisiones anárquicas y sin reglas claras. Lo que lleva a cuellos de botella, mal entendidos, miedo a decidir, errores no forzados, desarrollo de silos no comunicantes y polos de poder informales. Resultando en lentitud, burocracia y poca capacidad de reflejos.
Es tiempo entonces de revisar con ganas y valentía, el modo en que se deciden, aprueban y guardan las cosas en las empresas. No volviendo a los carbónicos, sino adoptando normas claras y optimizantes para desarrollar la mejor forma de resolver temas y acciones. ¿Les suena el concepto de empresas ágiles? Bueno, es por acá donde se empieza.
